本社が埼玉県にあり、関東地方を中心に合計13カ所以上の営業所を持つ保健科学東日本では、医療関係者が臨床現場で必要としている検査データを提供しています。検査データには、氏名や生年月日その他個人が特定できる情報である個人情報が含まれます。
そのため、保健科学東日本では国が定めた指針や法令に沿って、適正かつ安全に個人情報を取り扱うべく厳格な管理を徹底しています。
個人情報保護を目的とした規格であるJIS Q 15001に準拠しながら、プライバシーマークも取得しています。プライバシーマークとは、個人情報の保護体制に対する第三者認証制度であり、個人情報の収集から廃棄までの流れにおいて、適切な保護措置をとる体制を整備している事業者に付与されるものです。
保健科学東日本が個人情報を利用する目的は、各営業所や登録衛生検査所である4カ所のラボラトリーで行っている業務内容によって異なります。検体検査や食品検査、環境分析などの受託業務を進行する際は、検査や測定の実施と報告のために個人情報が不可欠です。
他には、医薬品や臨床検査薬の販売、医療用具の製造や販売の手続きを進める際などにも利用されています。これら検査や販売業務に付随して、請求書の発行や問い合わせの対応時にも必要です。
検査する上で必要とは言え、例えばヒト遺伝子検査を受託する際には被験者の個人名が分からないよう匿名化し、氏名ではなく番号などで管理するなど、個人情報の取り扱い方には最大限の配慮をしています。検査結果も担当医師のみに報告するなど情報を伝えるスタッフを限定しています。
また、他のスタッフが原則取り扱いをしない親展扱いにするなど、漏洩事故が発生しないようにしています。
このように保健科学東日本では個人情報を収集する目的をあらかじめ定めており、万が一設定している目的を超えた理由で個人情報を使用する際には必ず本人の同意を得るようにし、一般的な業務として必要のない部分においては利用しないよう徹底しています。
また、保健科学東日本の総務人事課内には、個人情報に関する相談窓口が設置されており、取り扱いに関する質問や不服な点は相談が可能となっています。この窓口は、保健科学東日本の社内と社外、どちらにも対応しています。
個人情報の漏洩や紛失といったトラブルを発生させないような対策を徹底していますが、万が一問題が発生した際には至急改善を実施するような体制も整っています。